SORONG, PBD – Penataan arsip keluarga tidak hanya penting untuk mendukung tertib administrasi rumah tangga, tetapi juga menjadi langkah perlindungan terhadap dokumen penting dan aset keluarga, terutama dalam menghadapi risiko bencana.
Hal tersebut disampaikan salah satu narasumber dari Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam kegiatan Sosialisasi Arsip Keluarga yang diselenggarakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Papua Barat Daya yang digelar di Distrik Sayosa, Kabupaten Sorong, Papua Barat Daya, Rabu (11/11/2026).
Kegiatan ini dinilai penting, khususnya bagi masyarakat di wilayah tertinggal, terdepan, dan terluar (3T) yang masih membutuhkan penguatan pemahaman tentang pengelolaan arsip keluarga.
“Rumahku surgaku, keluargaku kebahagiaanku. Karena itu, arsip keluarga memang wajib ditata untuk kelangsungan hidup keluarga itu sendiri,” ungkapnya.
Ia menjelaskan, pengelolaan arsip keluarga sebenarnya dapat dimulai dengan langkah sederhana, yakni mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis dan fungsinya, kemudian menyimpannya dalam folder atau tempat khusus.
Tips Praktis Mengamankan Arsip Keluarga
Menata arsip keluarga ternyata memerlukan ketelatenan tersendiri dan tidak bisa dianggap sepele. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Papua Barat Daya membagikan sejumlah langkah dan trik awal agar dokumen penting tetap terjaga dengan baik:
1. Pengelompokan Dokumen (Pemberkasan): Langkah awal yang paling penting adalah mengelompokkan dokumen ke dalam folder atau wadah khusus sesuai jenisnya. Kategori vital yang wajib diamankan meliputi dokumen pribadi, aset, dan keuangan (seperti sertifikat tanah, BPKB, buku tabungan, deposito, hingga slip pembayaran penting). Dokumen-dokumen ini tergolong susah tergantikan jika sampai rusak atau hilang.
2. Hindari Melaminating Dokumen: Kesalahan yang paling sering dilakukan masyarakat adalah melaminating dokumen penting. Padahal, proses pres panas pada laminasi justru dapat merusak fisik arsip, memicu tumbuhnya jamur, hingga membuat tinta menempel pada plastik pelindung sehingga dokumen sobek saat dilepas. Sebagai gantinya, dianjurkan menggunakan sampul plastik biasa (tanpa dipres) untuk melindungi dokumen dari kotoran dan basah.
3. Penerapan Sistem Cadangan (Backup) Ganda: Mengingat ada pepatah “arsip hilang, aset melayang”, perawatan fisik saja belum cukup. Di era digital saat ini, setiap dokumen penting wajib dipindai (scan). Penyimpanan ganda sangat disarankan—baik secara fisik, di laptop pribadi, menggunakan hard disk eksternal, hingga diunggah ke cloud storage seperti Google Drive. Penggunaan berbagai media cadangan ini penting untuk mengantisipasi risiko tak terduga seperti peretasan atau kegagalan sistem pada salah satu penyimpanan.
Ia berharap sosialisasi semacam ini terus dilakukan secara berkelanjutan dan menjangkau lebih banyak masyarakat, termasuk keluarga-keluarga di wilayah 3T, sehingga kesadaran menjaga arsip tidak hanya menjadi pengetahuan, tetapi menjadi budaya dalam kehidupan rumah tangga. (oke)
